Welche Unterlagen du aufbewahren musst und welche weg können

Kontoauszüge, Versicherungspolicen, Handwerkerrechnungen: Zu Hause sammelt sich Papier schnell an. Die wichtigste Frage dabei lautet: Was muss ich aufheben, und was kann weg? Hier ist die Antwort für den privaten Haushalt in einfacher Sprache.

Wichtig vorab: Für Privatpersonen gibt es nur wenige feste gesetzliche Pflichten. Die übrigen Zeiten unten sind Empfehlungen. Sie richten sich danach, wie lange du Ansprüche nachweisen musst.

Diese Unterlagen hebst du dauerhaft auf

• Geburts-, Heirats- und Adoptionsurkunden, Scheidungsbeschlüsse, Namensänderungsurkunden und Erbscheine

• gültige Ausweise, Sozialversicherungsausweis

• Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge zu Immobilien

• Belege zu größeren Anschaffungen wie Auto oder Uhr, solange sie dir gehören

• Zeugnisse, Studienabschluss, Gesellenbrief oder Meisterbrief

• Patientenverfügungen, Lebensversicherungspolicen, Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform

• Arbeitsverträge, Meldungen zur Sozialversicherung und Nachweise über Zeiten ohne Arbeit, denn sie können später für die Rente wichtig sein

• Lohnsteuerbescheinigungen, möglichst bis zur Rente

Bei handschriftlichen Testamenten solltest du das Original aufheben und sicher verwahren.

Diese Fristen helfen dir als Orientierung

• Gehaltsabrechnungen: keine feste Pflicht. Hebe sie mindestens bis zu deiner Steuererklärung auf, denn du brauchst sie dafür.

• Handwerkerrechnungen für Arbeiten an Haus oder Wohnung: empfohlen 2 Jahre. Die Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG richtet sich an Unternehmer, für Privatpersonen ist das eine Orientierung.

• Kontoauszüge und Überweisungsbelege: empfohlen 3 Jahre

• Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise: 3 Jahre nach dem Ende des Mietverhältnisses

• Versicherungspolicen: solange die Versicherung läuft

• Steuerunterlagen und Steuerbescheide: mindestens 4 Jahre. Das Finanzamt kann Steuerbescheide in der Regel 4 Jahre rückwirkend prüfen. Eine feste gesetzliche Frist gibt es dafür für Privatpersonen nicht, die 4 Jahre sind eine Empfehlung.

Garantie und Gewährleistung

Die gesetzliche Gewährleistung beim Kauf gilt zwei Jahre ab Übergabe der Ware. Eine Garantie ist dagegen freiwillig. Ihre Dauer steht in den Garantiebedingungen. Hebe deshalb Kassenbon, Garantieunterlagen und Anleitung zusammen auf, bis die Frist abgelaufen ist. Bei Geräten, die über die Hausratversicherung versichert sind, hilft der Beleg auch, ihren Wert nachzuweisen.

Ausnahmen, die du kennen solltest

• Hast du im Jahr mehr als 500.000 Euro an positiven Überschusseinkünften, zum Beispiel aus Arbeit, Kapitalerträgen oder Vermietung, musst du die Belege 6 Jahre aufbewahren. Die Grenze liegt bis 2026 bei 500.000 Euro und steigt ab 2027 auf 750.000 Euro (§ 147a AO).

• Ist dein Steuerbescheid vorläufig oder unter Vorbehalt ergangen, hebe die Belege weiter auf.

Wann die Frist beginnt

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Vertrag geschlossen wurde. Ein Beispiel: Eine Handwerkerrechnung vom 6. Juni 2022 mit 2 Jahren Aufbewahrung läuft vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2024.

Was weg kann

• Entwürfe von Schreiben oder Tabellen, sobald die Reinschrift vorliegt

• alles, dessen Frist abgelaufen ist und das du nicht mehr brauchst

Schreddere Papier mit persönlichen Angaben, bevor es ins Altpapier geht. Bei digitalen Dateien gilt dasselbe: Der leere Papierkorb reicht nicht, die Dateien sind dann oft noch auf der Festplatte.

Papier oder digital?

Für die meisten Belege reicht eine gut lesbare digitale Kopie. Originale solltest du bei Testamenten, notariellen Verträgen und Familienurkunden behalten. Lade Kontoauszüge regelmäßig herunter, dann bist du unabhängig vom Zugang zu deinem Konto.

Der einfachste Weg: eine feste Ordnung

Lege für jede Art von Unterlagen einen festen Platz fest, ob Ordner oder digitaler Ordner. Notiere das Jahr, in dem die Frist endet. Dann siehst du auf einen Blick, was weg kann.

Genau dabei unterstütze ich dich: Ich sortiere deine Unterlagen, digitalisiere, was digital sein soll, und richte eine Ordnung ein, die zu deinem Alltag passt. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo du stehst. Schreib einfach an info@einfach-ordnung.com.

Quellen: Sparkasse, Ratgeber „Aufbewahrungsfristen für private Dokumente“; Lexware, Ratgeber „Aufbewahrungsfristen“; § 147a Abgabenordnung; Treuhand Weser-Ems, „Aufbewahrungspflicht bei Überschusseinkünften ab 2027“. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Sonderfällen frag deine Steuerberaterin oder dein Finanzamt.